Personvernerklæring

Sist oppdatert: 13.11.2023

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

i) Kontaktpersoner eller andre ansatte hos virksomhetskunder
ii) Privatkunder
iii) Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
iv) Personer som er involvert i saker vi bistår i eller omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
v) Deltakere på seminarer, kurs og andre arrangementer
vi) Søkere på stillinger hos oss
vii) Personer som sender oss henvendelser eller er i kontakt med oss på annen måte

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

2.1 Etablering av klientforhold

Når vi kommer i kontakt med en potensiell klient med forespørsel om vi kan bistå med våre tjenester, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt aksepterer å bistå. Uavhengighetssjekken foretas for å etterleve etiske retningslinjer, herunder unngå å havne i interessekonflikter ved utførelse av våre tjenester. Personopplysningen vil som regel begrenses til navn, stilling/rolle og hva saken gjelder.

Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (vår rettslige forpliktelse etter reglene for god advokatskikk i Advokatforskriften av 20. desember 1996 nr. 1161).

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Til dette bruker vi autentiseringsfunksjoner som passinformasjon, eID eller BankID, og vi vil kunne gjøre oppslag i databaser. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Når vi påtar oss et oppdrag, registreres kontaktinformasjon i våre systemer. For våre virksomhetsklienter registrerer vi fortrinnsvis kontaktpersoners navn, telefonnummer og e-postadresse. Slik registrering har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår legitime interesse er å inngå avtale med og følge opp klienten, som et ledd i utførelsen av våre tjenester. Tilsvarende vil vi for privatklienter registrere klientens navn, telefonnummer, adresse og epostadresse. Dette har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (oppfyllelse av avtale med klienten).

Konsekvensene av ikke å oppgi personopplysningene som nevnt ovenfor i forbindelse med etableringen av klientforhold er at vi ikke kan ta på oss oppdraget.

2.2 Sakshåndtering

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om partene i saken eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak, for eksempel om ansatte i og eiere av klientens virksomhet eller motpartens virksomhet, vitner og motpartens rådgivere eller andre advokater. Slike personopplysninger kan fremkomme av dokumenter vi får tilgang til.

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår legitime interesse er å kunne levere våre tjenester. Behandling av personopplysninger om privatkunder har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale).

I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger, straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av personopplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

2.3 Oppbevaring av saksdokumenter

Vi arkiverer saksdokumenter og korrespondanse etter at oppdraget er avsluttet, for å kunne hente frem informasjon når det er nødvendig, herunder i forbindelse med en etterfølgende rettssak eller annen prosess. Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår legitime interesse er å oppfylle våre klienters forventninger om og behov for at vi oppbevarer relevante saksdokumenter.

Dersom saksdokumentene eller korrespondansen inneholder særlige kategorier av personopplysninger eller personopplysninger om straffedommer eller lovovertredelser, har behandlingen grunnlag i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (for å fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

2.4 Fakturering

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura.

For virksomhetskunder har behandlingen grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår legitime interesse er å oppfylle avtaler med virksomhetskunden. For privatkunder har behandlingen grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle avtalen med privatkunden).

Konsekvensene av ikke å oppgi personopplysningene som nevnt ovenfor er at vi ikke kan ta på oss oppdraget.

2.5 Leverandører og samarbeidspartnere

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere, som navn, telefonnummer, tittel, møtereferater og e-postadresse, for å administrere kontrakts- eller samarbeidsforholdet.

Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår legitime interesse er å oppfylle avtalen med og administrere relasjonen til leverandøren/samarbeidspartneren.

2.6 Seminarer, kurs og andre arrangementer

Vi arrangerer jevnlig seminarer, kurs og andre arrangementer for klienter, samarbeidspartnere, studenter og andre interesserte. I forbindelse med slike arrangementer vil vi behandle personopplysninger om deltakerne, som navn, e-postadresse, telefonnummer, eventuelle matallergier og andre preferanser, samt studieår eller hvilket firma du jobber i.

Personopplysningene behandles for at vi skal kunne registrere påmeldingen din og tilrettelegge for eventuelle allergier eller andre preferanser på arrangementet. Konsekvensene av ikke å oppgi personopplysningene, er at vi ikke kan registrere påmeldingen din.

Behandlingen har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (oppfyllelse av avtale med deltakeren). I den grad vi behandler helseopplysninger, som for eksempel matallergier, vil vi innhente ditt uttrykkelige samtykke i henhold til GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav a.

2.7 Rekruttering

Dersom du sender oss en jobbsøknad, vil vi behandle personopplysninger for å kunne vurdere søknaden din og eventuelt tilby deg en stilling eller et trainee-opphold.

I denne forbindelse behandler vi personopplysninger som CV, vitnemål, søknadstekst, attester og referanser (oppgitt av deg), og eventuell annen informasjon som du oppgir. Konsekvensene av ikke å gi slike personopplysninger er at vi ikke kan vurdere din søknad.

Behandlingen har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (gjennomføre tiltak på grunnlag av søknaden med sikte på å inngå en arbeidsavtale). Personopplysningene innhentes fra søkeren og fra oppgitte referanser.

2.8 Øvrige henvendelser

Det hender at vi mottar henvendelser fra studenter, representanter for virksomheter eller offentlige myndigheter eller fra privatpersoner via e-post, telefon eller på annen måte. I forbindelse med slike henvendelser kan vi behandle personopplysninger som navn, telefonnummer, e-postadresse, hva henvendelsen gjelder og annet som oppgis i forbindelse med henvendelsen. Konsekvensene av ikke å oppgi slike personopplysninger er normalt at vi ikke kan behandle og besvare henvendelsen.

Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår legitime interesse er å kunne besvare henvendelsen.

Dersom henvendelsen resulterer i at det etableres et klientforhold, et leverandør/samarbeidsforhold eller en rekrutteringsprosess, vil personopplysningene bli behandlet i samsvar med informasjonen gitt i punktene om dette over.

2.9 Markedsføring

Vi sender ut nyhetsbrev og annen informasjon til e-postadresser som er registrert i vår klientdatabase og andre som har samtykket til å motta slik informasjon.

Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse.

Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15 (3). Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, der vår berettigede interesse er å markedsføre våre tjenester, arrangementer og liknende.

Dersom det ikke foreligger et eksisterende kundeforhold bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15 (1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

2.10 Sosiale medier

Vi har sider på sosiale medier. I forbindelse med disse sidene behandler vi personopplysninger som ditt navn, dine kommentarer, likes eller annet du gjør tilgjengelig for oss via disse sidene.

Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, der vår interesse er å administrere og ha sider på sosiale medier for å lettere nå ut til kunder, studenter og andre.

2.11 Kunnskapsforvaltning

Ved utarbeidelse av maler basert på tidligere råd vi har gitt, vil vi anonymisere eventuelle personopplysninger. For å utvikle og forbedre vår kunnskap og kompetanse, kan vi også benytte erfaringer fra tidligere saker i vår rådgivning.

Denne behandlingen av personopplysninger har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår interesse er å forvalte kunnskap og forbedre våre tjenester.

2.12 Cookies

Vi benytter følgende cookies på vår nettside:

"playIntro" er vår cookie og utløper etter maksimum fem år, og blir lagret ved første besøk på forsiden slik at velkomstanimasjon kun vises én gang.

Våre leverandører, slik som it-leverandører, vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi kan utlevere personopplysninger i andre tilfeller hvor det foreligger tilstrekkelig grunnlag for det, for eksempel i korrespondanse med domstoler, offentlige myndigheter, motparter mv.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn de som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

Dine personopplysninger kan være gjenstand for behandling eller lagring utenfor EU/EØS. Vi vil i så fall sikre at dine personopplysninger er underlagt tilstrekkelige sikkerhetsgarantier i tråd med GDPR kapittel V, som regel gjennom bruk av EUs standardvilkår for slik overføring eller ved overføring til land som er forhåndsgodkjent av EU-kommisjonen. Ta kontakt med oss dersom du ønsker mer informasjon om dette.

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene som beskrevet i denne personvernerklæringen. Det innebærer i hovedsak følgende:

i) Vi lagrer saksopplysninger normalt i 10 år.
ii) Vi lagrer opplysninger om klienters kontaktpersoner i 5 år etter at klientforholdet er opphørt.
iii) Vi lagrer opplysninger innhentet for hvitvaskingsformål i 5 år.
iv) Vi lagrer fakturaopplysninger i 5 år.
v) Vi lagrer navn og epostadresse for de som har samtykket til å motta nyhetsbrev, inntil samtykket trekkes tilbake.
vii) Vi oppbevarer personopplysninger om søkere på stillinger hos oss så lenge rekrutteringsprosessen pågår. Dersom søkeren ikke ansettes, vil vi slette personopplysningene senest innen ett år fra stillingen ble tilsatt, med mindre samtykke til lengre oppbevaring gis eller det foreligger annet tilstrekkelig grunnlag.

Ved ansettelse vil personopplysningene i din søknadsdokumentasjon reguleres av personvernerklæringen som gjelder for våre ansatte.

Vår nettside (www.selmer.no) kan inneholde linker eller henvisninger til andre nettsteder. Disse nettstedene har egne personvernerklæringer som gir informasjon om hvordan nettstedene driftes og hvordan personopplysninger innhentes og behandles. Vi anbefaler at du setter deg inn i tredjepartsnettstedenes egne personvernerklæringer når du besøker og tar i bruk disse nettstedene.

Når du "liker" eller blir medlem av Selmers profiler på sosiale medier, vil dette deles med den aktuelle plattformen. Det samme gjelder for annen aktivitet på Selmers sider på sosiale medier, som for eksempel innhold du poster og innlegg du liker. Den relevante plattformen vil også være ansvarlig for personopplysningene den samler inn og behandler. Mer informasjon om denne behandlingen og dine rettigheter følger av den enkeltes plattformens personvernerklæring.

6.1 Trekke samtykke tilbake

Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse.

Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake ved å rette en henvendelse til oss om dette.

6.2 Be om innsyn

Du har rett til innsyn i personopplysningene vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi kreve at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

6.3 Be om retting eller sletting

Du kan be oss om å rette feilaktige personopplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre personopplysningene av dokumentasjonshensyn.

6.4 Be om at behandlingen av personopplysninger begrenses

I noen tilfeller har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger stanses:

i) Dersom du hevder at personopplysningene dine er uriktige, kan du kreve at behandlingen av personopplysningene dine begrenses mens vi kontrollerer riktigheten av personopplysningene;
ii) Dersom behandlingen av dine personopplysninger er ulovlig kan du kreve at behandlingen av personopplysningene begrenses istedenfor at personopplysningene slettes;
iii) Dersom vi ikke lenger har behov for personopplysningene dine for å oppnå formålet med behandlingen, kan du kreve at behandlingen av personopplysningene begrenses dersom du har behov for personopplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav; og
iv) Dersom du har protestert på behandlingen av dine personopplysninger i tråd med punkt 6.5 nedenfor, kan du kreve at vi begrenser behandlingen av personopplysningene mens vi verifiserer om vi har tvingende berettigede grunner for behandlingen.

6.5 Innsigelse mot behandlingen av personopplysninger

Du har til enhver tid rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger til direkte markedsføring. Du har også rett til å protestere mot behandling av personopplysninger om deg som har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e eller f, av grunner knyttet til din særlige situasjon. Med mindre vi kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran dine interesser, rettigheter og friheter eller for å fastsette gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, vil vi ikke lenger behandle personopplysningene.

6.6 Dataportabilitet

I noen tilfeller vil du kunne ha rett til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et alminnelig maskinlesbart format til et annet advokatfirma eller til andre behandlingsansvarlige. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

6.7 Klage på behandlingen av personopplysninger

Dersom du ønsker å klage på vår behandling av dine personopplysninger, kan du ta kontakt med oss ved å benytte kontaktinformasjonen i punkt 9 eller sende inn en klage til Datatilsynet.

Vi har implementert egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger.

Vi vil kunne gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside, og vi vil varsle deg om materielle eller vesentlige endringer. Vi vil innhente eller oppdatere samtykker når det er nødvendig.

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å utøve dine rettigheter. Vår kontaktinformasjon er:

Advokatfirmaet Selmer AS
Postboks 1324 Vika
0112 Oslo
Telefon: + 4723116500
E-post: selmer@selmer.no